תיאוריה של מערכות פתוחות

תיאוריית המערכות הפתוחות מבוססת על עבודתו של קורט לוין, שפותחה במכון טוויסטוק במהלך שנות החמישים, בעיקר על ידי א. ק. רייס ואריק מילר.

תיאוריה זו מניחה כי בדומה לאורגניזם ביולוגי, ניתן להסתכל גם על כל ארגון כעל מערכת פתוחה - מערכת שיכולה להתקיים רק באמצעות החלפת חומרים עם סביבתה. הארגון מייבא חומרי גלם, מבצע עליהם פעולות שונות תוך שימוש בתהליכים שונים, מנצל חלק מהתוצרים שהתקבלו לצריכה עצמית ומייצא את הייתרה, תוך החלפתה, באופן ישיר או עקיף, בחומרי גלם ובמשאבים נוספים להם הוא זקוק. תהליכים אלה של יבוא-המרה-יצוא הם העבודה שעל הארגון לבצע כדי לשרוד. הארגונים השונים נבדלים זה מזה בסוגי החומרים שהם מייבאים, בסוגי התהליכים שהם מפעילים על חומרים אלה ועל סוגי התוצרים המיוצאים.

לצורך ביצוע תהליכי יבוא-המרה-יצוא על הארגון לפתח גבול שיפריד בינו לבין סביבתו ושדרכו יתבצעו החילופין המתוארים. גבול זה צריך להיות מספיק מוצק על מנת שימנע דליפה ושיגן על הארגון מפני התפרקות, אך גם חדיר מספיק כדי לאפשר את מעבר זרם החומרים המתאים לשני הכיוונים. כדי שהארגון יוכל לבצע את מה שנדרש ממנו עליו לדאוג לניהול הגבול - ניהול שיבטיח את זרימת החומרים המתאימה פנימה והחוצה.

ניתן להסתכל גם בני אדם בודדים וגם על קבוצות, בדומה לארגונים, כעל מערכות פתוחות היכולות להתקיים רק באמצעות תהליכי חילופין עם הסביבה. בחשיבה של תיאורית המערכות הפתוחות הפרט, הקבוצה הקטנה, הקבוצה הגדולה והארגון כולו מבטאים, ברמת מורכבות עולה, אותו עיקרון מבני בסיסי. כל אחד מהם ניתן לתיאור במונחים של עולם פנימי, סביבה חיצונית, ופונקצית גבול שאחראית על הפעולות המקשרות בין מה שבפנים לבין מה שבחוץ.   

בדומה לחקירת אורגניזם ביולוגי, גם לשם חקירת ארגונים יש ליצור תיאוריות שונות: תיאוריות הקשורות לסוגי חומרי הגלם הדררושים לארגון, תיאוריות הקשורות לתהליכים בהם זה משתמש כדי ליצור את השינוי הרצוי בחומרים אלה, ותיאוריות הקשורות למערכת הקשרים בין הארגון לבין סביבתו - מערכת שקובעת את יכולתו לייבא את חומרי הגלם ולייצא את התוצרים. בנוסף לתיאוריות מסוג זה, ארגונים, שלא כמו אורגניזם ביולוגי, מבוססים גם על בני אדם ולכן כל תיאוריה של ארגונים חייבת להתבסס גם על תיאוריה של התנהגות אנושית.

תורת המערכות הפתוחות כוללת מערכת מושגית הדרושה לפיתוח תיאוריות אלה. נביא כדוגמא את אחד המושגים העיקריים - מושג המשימה המרכזית. הדיון הקצר במושג זה יכול להראות כיצד השימוש במושגים הבסיסיים של תיאוריה זו - מערכת פתוחה, גבולות, יבוא-המרה-יצוא ומשימה מרכזית, בצירוף למושגים נוספים הכלולים בה - יכול להקל על הניסיון להבין את הפעילות המורכבת ולעתים מבלבלת של ארגונים.

משימה מרכזית (Primary Task)

תורת המערכות הפתוחות טוענת שלכל ארגון יש בכל רגע נתון משימה מרכזית, שמוגדרת כמשימה שעליו לבצע כדי לשרוד. הגדרת המשימה המרכזית של הארגון מאפשרת להבין את ההיררכיה הקיימת בין פעילויות השונות המתקיימות באותה עת בתוכו - קובעת מה מערכת היבוא-המרה-יצוא הדומיננטית ובעקבות כך מה מערכת הפעילות החשובה. בנוסף, המושג מאפשר בניית מודלים ארגוניים שונים שמבוססים על הגדרות שונות של המשימה המרכזית, והשוואה ביניהם.

אחת המסקנות הנובעת מניתוח ארגון מנקודת מבט זו היא שיכול להיווצר קונפליקט בין הגדרת המשימה המרכזית של תת-מערכות שונות בארגון, ואף בין ההגדרה של הארגון את משימתו לבין ההגדרה של הסביבה את משימת הארגון.

המשימה המרכזית אינה מושג נורמטיבי. תורת המערכות הפתוחות אינה טוענת שכל ארגון או כל מערכת חייבים להגדיר לעצמם את משימתם המרכזית, אלא שלכל יחידה, בכל רגע נתון, יש משימה אחת שהיא המשימה המרכזית שלה.    

גורדון לורנס פיתח את מושג המשימה המרכזית כמכשיר לניתוח הפעילות הארגונית וטען שהחברים שונים בארגון פועלים בכל רגע נתון להשגת משימות מרכזיות נפרדות. חלקם פועלים להשגת המשימה המרכזית הנורמטיבית - זו שהוכרזה באופן פורמלי, ושבדרך כלל נקבעת על ידי הגופים הנמצאים בצמרת ההיררכית של הארגון. אחרים פועלים להשגת המשימה המרכזית הקיומית (אקזיסטנציאלית) - זו שהאנשים מאמינים שעליהם לקדם, דהיינו זו הנובעת מהפרשנות שלהם למערכת הפעילות והתפקידים שלהם. לבסוף קיימת המשימה המרכזית הפנומנולוגית - זו שניתנת להסקה מתוך הפעילות הארגונית הנעשית בפועל. ניתוח הפערים, אם יש כאלה, בין שלוש משמעויות אלה של המשימה המרכזית בארגון יכולים לספק מידע חשוב על מערכת היחסים בין מרכיביו השונים. 

מקורות:
 
 

Lawrence, G.W. Management development...some ideals, images and realties. In Colman, A.D. and Geller, M.H. (eds.) Group relations reader 2 (1985) A.K. Rice Institute Series. p. 231-241.

Lewin, K. (1947) 'Frontiers in group dynamics', Parts I and II, Human Relations, 1: 5-41; 2:53-143.

Miller, E. J. & Rice, A. K. (1967) Systems of Organization. London: Tavistock Publications. See also: Selections from Systems of Organization. In: Colman, A. D. & Bexton, W. H. (eds.) Group Relations Reader 1 (1975) A. K. Rice Institute Series. p. 43-68.

Zagier Roberts, V. The organization of work: contribution from open systems theory. In: Obholzer A. and Zagier Roberts, V. (eds.) (1994) The unconscious at work. Routledge  p. 28-38.

 
צור קשר מהיר
שם
טלפון
מייל